Annexe 4 :
Responsabilité légale

EXPOSITION À LA RESPONSABILITÉ

EXEMPLE

GESTION DU RISQUE

Exposition des administrateurs aux responsabilités

Les administrateurs doivent s'acquitter minutieusement de leurs obligations fiduciales envers le groupe de soins de première ligne afin de se prévaloir de l'assurance-responsabilité limitée.
Ceci comprend :

• Obligation de connaissance
• Obligation de vigilance, de compétence et de diligence
• Obligation de gérer
• Obligation d'éviter les conflits d'intérêt
• Obligation d'agir en fonction de l'étendue des pouvoirs

Décrire clairement les obligations des administrateurs dans les règlements.

Établir les politiques de gestion du groupe en soins de première ligne.

Se conformer à la législation, aux politiques et aux règlements pertinents.

Liste de vérification de l'administrateur :

Assister à toutes les rencontres du conseil d'administration (CA); exprimer son opinion; insister pour recevoir à l'avance l'information pertinente concernant les sujets nécessitant une approbation par le CA; lire minutieusement et à l'avance la documentation circulée; prendre des décisions indépendantes; conserver des notes personnelles des réunions; sur réception, passer en revue le procès-verbal des réunions; maintenir un dossier des procès-verbaux, des notes personnelles et autres documents; insister pour que soit inscrite dans le procès-verbal toute déclaration faite par un administrateur ou toute abstention ou dissidence; considérer obtenir des conseils juridiques indépendants sur toutes les décisions importantes de la Société et sur les opinions professionnelles écrites de spécialistes tels les comptables, les conseillers en placement et les avocats qui conseilleront le CA dans la prise des décisions; insister sur des vérifications de bonne qualité et sur l'efficacité du comité de vérification; insister sur les preuves de l'observance des exigences du contrôle interne; insister sur le fait que la Société protège ses administrateurs (jusqu'à la limite pratique et permise par la loi) par une assurance et une indemnisation; être alerte et sensible aux circonstances changeantes.

Les administrateurs sont exposés au risque de responsabilité pour tout acte commis par eux-mêmes qui est non conforme aux obligations des administrateurs envers le groupe de soins de première ligne

Le groupe de soins de première ligne ne paie pas la facture contractuelle d'une provision de produits médicaux déjà reçus parce qu'un administrateur les a détournés pour utilisation personnelle. L'administration, ayant cessé d'agir dans le meilleur intérêt du groupe, pourrait être personnellement responsable avec le groupe (ou à la place du groupe).

Effectuez vos activités dans le meilleur intérêt du groupe de soins de première ligne.

Responsabilité imposée par la loi

La Loi sur les corporations comporte des pénalités pour les administrateurs des sociétés à but non lucratif qui ne se conforment pas aux dispositions de la Loi.

Le groupe de soins de première ligne déménage son siège social ou change le nombre de ses administrateurs sans respecter la procédure appropriée. Le groupe ne maintient pas les livres et les dossiers appropriés, tel que prescrit.

Nommer quelqu'un qui sera responsable de surveiller l'observance des règlements de la société et lui demander de faire rapport régulièrement au CA.

Responsabilité criminelle

Les administrateurs sont exposés à une responsabilité criminelle s'ils violent le Code criminel du Canada ou les autres lois quasi criminelles.

Le groupe de soins de première ligne commet une fraude envers le gouvernement. Le (les) administrateur(s) qui ont autorisé ou permis la fraude peuvent être reconnus responsables.

Ne pas s'impliquer dans des infractions criminelles.

Responsabilité civile

Les administrateurs sont exposés à une responsabilité civile s'ils participent à une infraction civile ou s'ils autorisent une opération frauduleuse sujette à une infraction civile.

Un administrateur entraîne un groupe de soins de première ligne dans des assertions négligentes et inexactes sur lesquelles quelqu'un s'est fié à son détriment (p. ex. inciter un médecin à déménager sa famille et sa pratique dans le groupe sur la base d'informations trompeuses.

Un administrateur fait une déclaration inexacte des états financiers du groupe au gouvernement.

Ne pas s'impliquer dans des infractions civiles.

Assurance des employés et du milieu de travail

Les administrateurs peuvent être solidairement responsables des salaires non payés (jusqu'à 6 mois) et des vacances (jusqu'à 12 mois) en cas de faillite. Cette obligation est maintenue pendant 6 mois après le départ d'un administrateur.

Le groupe en soins de première ligne fait faillite et ne paie pas les arrérages de salaires et l'indemnité de vacances.

Exercer son devoir de diligence. Établir des procédures pour s'assurer que les responsabilités entourant les salaires et les vacances non payées soient satisfaites. S'assurer que les responsables de la feuille de paye fassent rapport aux administrateurs sur une base régulière.

À titre d'employeur, le groupe de soins de première ligne doit satisfaire à ses obligations imposées par la loi pour la tenue des dossiers et maintenir les normes d'emploi et de travail imposées par la loi.

Nommer quelqu'un qui soit responsable de l'observance des obligations envers les ressources humaines.

Lorsque approprié, instaurer des ententes contractuelles indépendantes à la place des ententes d'emploi.

Le groupe de soins de première ligne est responsable du fait d'autrui pour les actions négligentes et les omissions des employés.

Un employé d'un groupe de soins de première ligne, dans le cadre de ses fonctions, cause des préjudices à un autre employé. Le groupe serait tenu responsable sauf s'il s'agit d'une espièglerie de l'employé.

Les médecins sont déjà responsables des actes et des omissions de leurs employés pour tout ce qui touche les soins aux patients.

Les administrateurs peuvent être tenus responsables de ne pas satisfaire aux obligations imposées par la Loi sur la santé et la sécurité au travail.

Le Code criminel impose également une responsabilité criminelle pour des milieux de travail non sécuritaires dans toutes les organisations.

Le groupe de soins de première ligne n'assure pas la sécurité de son milieu de travail, ce qui implique de mettre à la disposition des travailleurs l'équipement sécuritaire et fonctionnel prescrit, en nommant des superviseurs compétents, en appliquant les protocoles de sécurité prévus dans les règlements et en fournissant l'information, les instructions et la supervision aux travailleurs afin de protéger leur santé et leur sécurité.

Établir des protocoles afin de s'assurer que toutes les précautions raisonnables ont été respectées dans les circonstances (p. ex. fournir des gants et des masques; éviter les piqûres d'aiguilles).

Les groupes de soins de soins de première ligne peuvent être tenus responsables de négligence dans les questions entourant la gestion des ressources humaines.

Établir des mécanismes pour : l'engagement, le retrait et la résiliation des fournisseurs; l'examen des titres et des certificats; la délégation des actes contrôlés (assurance-responsabilité, étendue de l'autorité, compétence)

Impôts à payer

Plusieurs législations créent des obligations aux employeurs de recueillir et de remettre les taxes aux gouvernements. Les administrateurs peuvent être responsables de payer tout montant des taxes de l'employé, y compris les pénalités et les intérêts non remis. Cette obligation est maintenue pendant les deux ans qui suivent l'arrêt de la tâche d'administrateur.

Le groupe de soins de première ligne ne fait pas de retenue ou ne remet pas les impôts fédéraux ou provinciaux, la partie de l'employeur des taxes pour la santé, les contributions au régime des pensions du Canada, les cotisations d'assurance-emploi, les cotisations pour la santé et la sécurité au travail.

Le groupe ne remet pas la TPS ou la taxe de vente lorsque requis.

Appliquer l'obligation de diligence. S'assurer que les responsables de la feuille de paye fassent régulièrement rapport aux administrateurs et confirment que toutes les remises requises ont été effectuées et envoyées aux administrations fiscales appropriées.

 Lorsque approprié, instaurer des ententes contractuelles indépendantes à la place des ententes d'emploi.

Responsabilité environnementale

Les administrateurs peuvent être responsables des problèmes environnementaux auxquels il est possible d'être confrontés (p. ex. la non-observance des règlements fédéraux et provinciaux sur l'environnement, comme la Loi sur les ressources en eau).

Pour les groupes de soins de première ligne, cette responsabilité peut-être totalement hypothétique.

Lorsque le groupe de soins de première ligne déverse un contaminant dans l'environnement.

Appliquer l'obligation de diligence; établir un système de prévention de la pollution, le superviser et l'inspecter; améliorer les pratiques commerciales; s'assurer que les rapports périodiques sont remis par les responsables, y compris les rapports de non-observance.