Confidentialité
Politique & Énoncé

Énoncé de confidentialité

Le Collège des médecins de famille du Canada (CMFC) s'engage à protéger la vie privée de ses membres et des non-membres, ainsi que la sécurité des renseignements personnels sous son contrôle. Dans le cadre de cet engagement, le CMFC a mis en œuvre cette politique de confidentialité.

Le Parlement fédéral a adopté la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et a établi dix principes de confidentialité qui s'appliquent aux organisations canadiennes impliquées dans des activités commerciales. Bien que le CMFC ne se livre pas à des activités commerciales, il s'efforcera de se conformer à ces dix principes de confidentialité sur une base volontaire.

La politique de confidentialité du CMFC décrit comment il recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels. Dans certaines provinces, une loi provinciale distincte concernant la protection des renseignements personnels impose des obligations aux organismes à but non lucratif. Son bureau national étant basé à Mississauga, Ontario, le CMFC respecte et adhère également aux dispositions fixées par les lois ontariennes en matière de protection de la vie privée.

Le CMFC examine périodiquement cette politique pour s'assurer qu'elle demeure pertinente et d'actualité face aux changements dans les lois et règlements. Cette politique est à jour à partir de la date de « dernière révision » mentionnée ci-dessus.

Définitions et Principes de protection des renseignements personnels

« Renseignement personnel » comprend tout renseignement concernant un individu identifiable, à l'exclusion du nom et du titre d'un employé d'une organisation et des adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail.

« Activité commerciale » signifie toute activité régulière ainsi que tout acte isolé qui revêtent un caractère commercial de par leur nature, y compris la vente, le troc ou la location de listes de donneurs, d'adhésion ou de collecte de fonds.

Dans ses efforts pour protéger la vie privée de nos membres et non-membres, le CMFC respecte les dix principes suivants pour la protection des renseignements personnels :

1. Responsabilité : le CMFC est responsable des renseignements personnels dont il a la gestion et désigne une ou des personnes qui doivent s'assurer du respect des principes énoncés ci-dessous au nom de l'organisation.

2. Détermination des fins de la collecte des renseignements : les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis sont déterminées par le CMFC avant la collecte ou au moment de celle-ci.

3. Consentement : toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu'il soit inapproprié de le faire.

4. Limitation de la collecte : la collecte des renseignements personnels nécessaires se limite aux seules fins déterminées par le CMFC. Les renseignements sont recueillis par des moyens honnêtes et licites.

5. Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation : les renseignements personnels ne sont pas utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. Les renseignements personnels sont retenus uniquement pour la période nécessaire et pour la réalisation des fins déterminées.

6. Exactitude : les renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

7. Mesures de sécurité : les renseignements personnels sont protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

8. Transparence : le CMFC rend facilement accessibles à toute personne des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels.

9. Accès aux renseignements personnels : sur demande, une personne est informée de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de renseignements personnels qui la concernent et a accès à ces renseignements. Il lui est aussi possible de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et d'y faire apporter les corrections appropriées.

10. Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes : toute personne peut porter plainte concernant le non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec le ou les personnes responsables de faire respecter la loi sur la protection des renseignements personnels au sein du CMFC.

Politique de confidentialité

1. Responsabilité

Le CMFC recueille, utilise et communique des renseignements personnels conformément à la loi actuelle sur la protection de la vie privée et la présente politique. L'agente de la protection de la vie privée du CMFC est responsable de se conformer à cette politique.
Le CMFC renseigne et rappelle régulièrement à son personnel cette politique, ainsi que la gestion appropriée des renseignements personnels.

2. Détermination des fins de la collecte des renseignements

Le CMFC identifie les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis auprès des membres et des non-membres au moment ou avant de recueillir ces renseignements.

Le CMFC s'assure que les membres et les non-membres comprennent les raisons de la collecte et de l'utilisation des renseignements personnels les concernant.

Si le CMFC désire utiliser des renseignements personnels qu'il a recueillis dans un but autre que celui précédemment identifié, le CMFC identifie ce nouveau but et obtient le consentement des membres et des non-membres pour utiliser leurs renseignements personnels dans ce but, avant de les utiliser, à moins que la loi n'exige ce nouveau but.

3. Consentement

Le CMFC obtient le consentement des membres et des non-membres pour la collecte, l'utilisation et la communication de leurs renseignements personnels. Le consentement écrit ou verbal est obtenu pour la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels. Le consentement tacite est permis pour l'utilisation continue des renseignements personnels, conformément aux fins auxquelles ils sont recueillis.

Le CMFC informe les membres et les non-membres qu'ils peuvent retirer en tout temps leur consentement à l'utilisation de leurs renseignements personnels en informant l'agente de la protection de la vie privée du CMFC, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d'un avis raisonnable. Le CMFC informe les membres et les non-membres des implications d'un tel retrait.

Les membres et les non-membres peuvent demander au CMFC de ne pas divulguer leurs noms, adresses et autres renseignements personnels à d'autres organisations aux fins identifiées.

4. Limitation de la collecte

Le CMFC recueille seulement les renseignements personnels dont il a besoin pour offrir ses services à ses membres et non-membres.

5. Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation

Le CMFC n'utilise ni ne communique des renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement d'un membre ou d'un non-membre ou tel que l'exige la loi.

Utilisation du site Web :

Témoins
Le site Web du CMFC concernant la Trousse d'outils en soins de première ligne utilise des témoins, ou mouchards, qui identifient les visiteurs récurrents. Un témoin est un élément d'information qu'un site Web peut transmettre aux navigateurs des ordinateurs visiteurs et qui peut alors être entreposé sur les disques durs de leurs ordinateurs. Lorsque les visiteurs reviennent sur le site Web du CMFC, l'information peut être personnalisée plus facilement afin de répondre aux préférences des visiteurs. L'objectif est d'améliorer l'efficience et l'efficacité et de mesurer l'activité du site Web. Le logiciel de navigation, tel Netscape et Internet Explorer, permet de désactiver la collecte de témoins si les utilisateurs le désirent ou peut informer les utilisateurs lorsqu'un témoin est mis en mémoire sur le disque dur de l'utilisateur.

Le système d'exploitation du site Web du CMFC (www.cfpc.ca) peut automatiquement enregistrer certains renseignements généraux concernant les visiteurs, notamment :

  • Le domaine interne du fournisseur de services Internet des visiteurs et l'adresse IP de l'ordinateur qui accède au site Web
  • Le type de navigateur que les visiteurs utilisent
  • Le type de système d'exploitation que les visiteurs utilisent
  • La date et l'heure de la visite sur le site Web
  • Les pages Web que les visiteurs ont consulté sur le site
  • Le site Web précédent que les visiteurs ont consulté (lorsque relié à un autre site)

Utilisation de l'information du site Web
Le site Web du CMFC concernant la Trousse d'outils en soins de première ligne utilise des témoins afin de permettre aux membres de revenir à la session qu'ils ont consultée précédemment. Le CMFC utilise l'information du site Web pour analyse statistique afin d'adapter le site Web du CMFC à ses visiteurs.

Au moment de quitter le site Web du CMFC concernant la Trousse d'outils en soins de première ligne
Le site Web du CMFC concernant la Trousse d'outils en soins de première ligne contient des liens à d'autres sites. Lorsque les visiteurs établissent un lien avec un autre site, ils sont soumis à la politique de confidentialité du nouveau site. Le CMFC encourage ses visiteurs à lire les politiques de confidentialité de tous les sites Web qu'ils visitent, particulièrement lorsque des renseignements personnels sont partagés.

Conservation
Le CMFC conserve des renseignements personnels seulement pour la période de temps dont il en a besoin pour satisfaire aux buts identifiés. Le CMFC détruit, efface et rend anonymes les renseignements personnels qui ne sont plus requis pour satisfaire aux buts identifiés.

6. Exactitude

Le CMFC crée et maintient des dossiers de renseignements personnels en utilisant l'information la plus exacte qui soit disponible.

Le CMFC actualise au besoin les renseignements personnels.

7. Mesures de sécurité

Le CMFC prend des mesures raisonnables pour s'assurer que les renseignements personnels soient consignés de façon sécuritaire contre la perte ou le vol, l'accès, l'utilisation, la reproduction, la divulgation ou la modification non autorisés. Un niveau plus élevé de protection est utilisé pour protéger les renseignements plus délicats. Les mesures que prend le CMFC pour assurer la sécurité des renseignements personnels comprennent, notamment :

  • La sécurité physique des lieux
  • La restriction de l'accès du personnel aux dossiers aux seuls cas de nécessité absolue
  • Des classeurs à l'épreuve du feu et barrés
  • Un engagement du personnel à se conformer à notre politique
  • La mise en place de mesures de protection technologiques comme un logiciel de protection, encryptage des données et pare-feu informatique pour prévenir le piratage ou l'accès non autorisé
  • Un mot de passe interne et des politiques de sécurité
  • Des vérifications régulières de nos procédures et mesures pour s'assurer qu'elles soient correctement administrées et qu'elles demeurent efficaces et appropriées.

Si le CMFC transfère des renseignements personnels à un tiers pour traitement, le CMFC utilise des moyens contractuels ou autres pour s'assurer que ce tiers procure un niveau approprié de protection de ces renseignements durant leur traitement.

Le CMFC dispose des renseignements personnels avec soin afin d'empêcher les personnes non autorisées d'accéder à ces renseignements.

8. Transparence

Cette politique est disponible aux membres et aux non-membres dont les renseignements personnels sont recueillis par le CMFC. Vous pouvez consulter cette politique en visitant le site Web du CMFC (www.cfpc.ca) ou en communiquant avec l'agente de protection de la vie privée du CMFC.

9. Accès aux renseignements personnels

Le CMFC donnera aux membres et aux non-membres qui en feront la demande de l'information concernant l'existence, l'utilisation et la communication de leurs renseignements personnels et l'accès à ces renseignements.

Les membres dont les renseignements personnels ont été recueillis par le CMFC peuvent avoir accès à leurs renseignements dans la section du site Web du CMFC réservée aux membres et intitulée « Profil du membre ».

Les membres et non-membres peuvent remettre en question l'exactitude et l'intégralité de leurs renseignements personnels et informer le Service de l'adhésion du CMFC lorsque des changements sont requis.

10. Possibilité de porter plainte

Le CMFC se conforme à la loi applicable sur la protection de la vie privée reliée à la gestion des renseignements personnels. Toute question ou plainte concernant la gestion de ces renseignements par le CMFC devrait être adressée à l'agente de protection de la vie privée du CMFC :

Mme Verena Herten-Greaven
Directrice du Service des finances et des ressources humaines
Agente de la protection de la vie privée
Le Collège des médecins de famille du Canada
2630, avenue Skymark
Mississauga, Ontario  L4W 5A4
Tél. : 905-629-0900, poste 420
Téléc. : 905-629-0893
Courriel : vhg@cfpc.ca